Základní import a export si ukážeme na příkladu produktů. Začneme exportem dat. Přejděte tedy na záložku Seznamy » Produkty , použijte menu EXPORT a zvolte Export produktů.

Otevře se datová sestava Export produktů. Nyní případně vyfiltrujte produkty v sestavě pomocí voleb v části , zvolte sloupce s daty , které chcete do exportu zahrnout, a ťuknutím na tlačítko EXCEL produkty (zobrazenou sestavu) uložte do formátu .xlsx.

Produkty máme vyexportované a můžeme tedy přejít k importu. Na záložce Seznamy » Produkty klikněte tentokrát na menu IMPORT a zvolte Import produktů.

V pravé části obrazovky se objeví pole pro import. V menu je možné zvolit odpovídající kódování importovaného souboru. To je však potřebné správně nastavit jen případě .csv souboru, pro excelový soubor ve formátech xls /.xlsx to není nutné. Zapamatujte si, že pokud exportujete položky do formátu .csv, je ve vyexportovaném souboru standardně použito výchozí kódování Windows 1250. My jsme zvolili Excel, kdy je celý postup o něco jednodušší.

Kliknutím do části otevřete dialog pro výběr souboru a vyberte připravený importní soubor ve formátu .xlsx. Jakmile soubor vyberete, dojde k jeho zobrazení pro provedení kontroly a případné další změny.

Kliknutím na tlačítko STÁHNOUT ŠABLONU stáhnete vzorový prázdný soubor pro import produktů, případně jiných položek, pokud se budete nacházet v jiném seznamu. Ten můžete následně vyplnit a naimportovat zpět. Dojde tak vlastně k založení nových produktů importem, budeme o tom psát v další kapitole. Do pokladny je možné mimo produktů naimportovat také Receptury nebo Skladová balení, tento typ importu určujete v rozbalovacím menu (viz obr. výše).

Jakmile vyberete soubor pro import či ho přetáhnete do pole (viz obrázek výše) nebude ještě fyzicky nahrán do pokladny. Dojde k interní kontrole a bude zobrazen jeho obsah pro provedení případných změn a kontrolu z vaší strany. Jestliže systém najde v souboru chyby, budete na ně upozorněni. V tomto kroku doporučujeme obsah souboru pečlivě projít a zkontrolovat, aby nedošlo k chybnému přepsaní stávajících nebo vytvoření chybných nových produktů.

V záhlaví najdete v záložkách přehled změn v souboru. Důležitá je záložka CHYBY , která po kliknutí zobrazí produkty (řádky souboru) s chybami . Ty je potřeba před dokončením importu odstranit. Jinak nebude možné tlačítkem + DOKONČIT IMPORT v záhlaví nebo zápatí import dokončit.

V našem případě je na řádku 8 (viz obrázek výše) chybně vyplněna hodnota DPH (vat). To zjistíme přetažením horizontálního posuvníku na konci seznamu produktů tak, abychom se dostali ke sloupečku vat, jehož hodnota je, stejně jako řádek, červeně označena. Jelikož se jedná o již existující produkt v pokladně, můžeme zvolit dvě řešení. Buď nyní import zrušit tlačítkem + NOVÝ SOUBOR, opravit v souboru hodnotu na tomto řádku ve sloupečku vat na správnou hodnotu 21, soubor uložit a naimportovat znovu, nebo sloupeček vůbec neimportovat. Pak u tohoto produktu zůstane původně nastavená sazba DPH.

Rozhodli jsme se sloupeček neimportovat. Z rozbalovacího menu v tomto sloupečku tedy zvolíme Neimportovat. Tím jsme odstranili indikovanou chybu. Volbou Neimportovat vlastně říkáme, které sloupečky chceme při importu ignorovat. Můžete tak vybrat skutečně jen ty, které obsahují nějakou nutnou změnu a ostatní vynechat. Vždy doporučujeme importovat jen opravdu nutná data.

Pokud je vše v pořádku nebo došlo k odstranění chyb, bude možné import dokončit pomocí tlačítka v záhlaví / zápatí. Dojde k vlastnímu zpracování souboru a jeho přenesení do Vzdálené správy a poté do pokladny. Při větším počtu položek může import trvat i několik (desítek) minut. Dokončený import je potvrzen zobrazeným upozorněním.